Op 1 januari 2015 is de fiscale werkkostenregeling (WKR) definitief en verplicht ingegaan.
Bij de werkkostenregeling (WKR) geldt als hoofdregel dat in beginsel alle vergoedingen en verstrekkingen aan uw werknemers belast (loon) zijn. Belangrijke uitzonderingen op deze hoofdregel zijn:
1. de nihilwaarderingen
- Algemene werkplekvoorzieningen (plant, printer, etc. op de werkplek).
Arbovoorzieningen (kan ook in de werkkamer van de woning van de werknemer zijn).
Consumpties op de werkplek (kleine consumpties, dus geen maaltijden).
Renteloze lening t.b.v. (elektrische) fiets of elektrische scooter.
Renteloze lening t.b.v. eigen woning.
Tijdelijke huisvesting.
Ter beschikking gestelde mobiele telefoons (indien het zakelijke gebruik meer dan 10% bedraagt), mede voor gebruik op de werkplek.
OV-kaart en voordeelurenkaart (mits zakelijk gebruikt).
Ter beschikking gestelde computers (> 7 inch), notebooks, gereedschap, etc. (mits het zakelijk gebruik minimaal 90% is).
Ter beschikking gestelde werkkleding.
Voordeel buiten dienstbetrekking (bv. fruitmand bij ziekte).
2. de gerichte vrijstellingen
Zakelijk vervoer en woon-werkverkeer tot maximaal € 0,21 (vóór 2023 € 0,19) per kilometer of de kosten van (zakelijk) openbaar vervoer.
Tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking (o.a. de zakelijke maaltijden).
Cursussen, congressen, erkenning verworven competenties (EVC) en inschrijving beroepsregisters en vakliteratuur, e.d.
Studiekosten.
Outplacement.
Extraterritoriale kosten (30%-regeling).
Zakelijke verhuiskosten (kosten van het overbrengen van de inboedel vermeerderd met € 7.750,-).
Schadevergoedingen.
Thuiswerkvergoeding (maximaal) € 2,15 per dag (vanaf 2023).
Vergoeding Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).
- Werkgevers mogen werknemers 20% korting geven op producten uit het eigen bedrijf, met een maximum van € 500 per jaar per werknemer (De Belastingdienst bepaalt de waarde van deze producten voortaan aan de hand van de gebruikelijke verkoop- of winkelwaarde, inclusief btw).
Uitkeringen bij overlijden werknemer, partner of (pleeg)kinderen (drie maandlonen).
Diensttijdvrijstelling (na minimaal 25 jaar en nogmaals na 40 jaar, één maandloon).
Uitkeringen uit fondsen.
3. de vrije ruimte
In de WKR mag u in 2023 maximaal 3% van de loonsom tot € 400.000 (daarboven 1,18%) van het totale fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen (inclusief btw) voor uw werknemers.
U betaalt geen loonbelasting over het bedrag aan vergoedingen dat binnen de vrije ruimte valt.
Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u 80% eindheffing zonder premies.
- Wat u opneemt in de vrije ruimte mag niet meer dan 30% afwijken van wat gebruikelijk is in vergelijkbare omstandigheden. Als de totale vergoedingen en verstrekkingen minder zijn dan € 2.400 per werknemer per jaar, gaat de fiscus ervan uit dat dat bedrag gebruikelijk is.
Tips.
U hoeft de vergoedingen niet per werknemer bij te houden, maar houdt wel goed bij welke vergoedingen (let op: inclusief btw) u binnen de vije ruimte verstrekt. Bij een eventuele controle kunt u dan eenvoudig de aangegeven bedragen aantonen.
De oude fietsregeling is vervallen, maar u kunt uw werknemer een renteloze lening verstrekken om een (elektrische) fiets of elektrische scooter aan te schaffen. Terugbetaling kan dan bijvoorbeeld door het toekennen, maar niet uitbetalen en in mindering brengen op de lening, van een onbelaste reiskostenvergoeding.
Vanaf 2020 bestaat een nieuwe fietsregeling. U kunt als werkgever een fiets (alle soorten) aan uw werknemer ter beschikking stellen. De fiets is en blijft dus eigendom van de zaak. Er geldt dan wel een een jaarlijkse bijtelling van 7% van de consumentenadviesprijs.
