Identificatieplicht - AdFo Administraties

Ga naar de inhoud
Tips
Logo AdFo Administraties
Identificatieplicht

Weet wie uw werknemers zijn !
Als werkgever bent u verplicht om de identiteit van nieuwe werknemers vast te stellen.
De Belastingdienst en het Uwv controleren dit steeds vaker.

Wettelijke identificatieplicht.
Als u een werknemer in dienst neemt, dan bent u wettelijk verplicht de identiteit van die persoon vast te stellen. Als de werknemer afkomstig is van buiten de EU moet u naar een verblijfs- en tewerkstellingsvergunning vragen.
Let op. Doet u dat niet, dan loopt u het risico om hoge naheffingsaanslagen en boetes te ontvangen.

Hoe identificeren ?
De werknemer moet u, vóór indiensttreding, een geldig en origineel document overhandigen. Dit kan een paspoort of een identiteitskaart zijn.
Let op
Een rijbewijs geldt niet als geldig identiteitsbewijs, om de eenvoudige reden dat daarin niet de nationaliteit en de verblijfsstatus van de werknemer staan vermeld.

Waar moet u op letten?
U moet bij het vaststellen van de identiteit van de werknemer letten op de persoonsgegevens (naam, adres en woonplaats), de foto op het document en de handtekening. Als u wist of kon weten dat de werknemer niet is voor wie hij zich uitgeeft, dan moet u het zogenoemde ‘anoniementarief’ van 52% toepassen.
Let op
Als er op de achterzijde van het identiteitsbewijs cruciale gegevens staan (bijv. de handtekening of de geldigheidsduur), maak hier dan ook een kopie van.

Vals document? De rechter neemt in het algemeen het standpunt in dat indien geen sprake is van duidelijke herkenbare en in het oog springende fouten, u als werkgever dan in redelijkheid niet kunt weten dat de werknemer u een vals document heeft laten zien. In dat geval rust er op u ook geen plicht om dit verder te onderzoeken.
De echtheidskenmerken kunt u voor Nederlandse identiteitsbewijzen op het internet vinden, zie de website van de rijksoverheid.
Vijf jaar bewaren. U bent verplicht een kopie van het identiteitsbewijs in uw loonadministratie te bewaren tot vijf jaar na uitdiensttreding van de werknemer. Uit de kopie moet de aard en het nummer van het identiteitsbewijs blijken.

Terug naar de inhoud